Координатор BTL-проектов
Все те, кто работает в сфере BTL знают, что без координатора организовать и провести промоакцию нереально. Формат акции значения не имеет, даже самая простая раздача листовок без координатора не обойдется.
В функции координатора BTL-проектов прежде всего входит подбор персонала. В зависимости от пожеланий заказчика координатор подбирает из базы промоутеров того, кто идеально подойдет под все требования. Далее координатор связывается с кандидатами, чтобы уточнить их график.
Так как промоутеры не находятся в штате рекламных агентств, они не всегда готовы выйти на работу. В основном промоутеры - это студенты и школьники, у которых график учебы может совпадать со временем работы.
Давно прошли те голодные времена, когда студент мог прогулять учебу, чтобы заработать немного денег.
После утверждения персонала, на которое может уйти несколько часов, координатор организовывает передачу промоматериалов. Хорошо, если промоутер живет рядом с офисом, и может сам зайти за листовками, формой и т.д. Но такие счастливые совпадения случаются крайне редко. Поэтому координатор готовит для каждого пакет с листовками, формой, брифом и другими материалами и поручает доставку всего этого богатства супервайзеру, который развезет все по точкам.
При необходимости координатор организует и проводит тренинги с персоналом. Иногда заказчик хочет лично убедиться в профпригодности персонала, в этих случаях координатор устраивает кастинг.
В день акции, координатор снова уточняет у персонала, все ли готовы выйти работать. Обязательно получает фотостатус с точки, чтобы убедиться, что работа начата без опозданий. Пока промоутеры работают, стараются, раздают листовки, проводят дегустацию и т.д. и т.п., координатор всегда на связи для решения возможных непредвиденных ситуаций. А ситуации могут возникнуть абсолютно разные.
Многие компании практикуют раздачу листовок рядом с магазином или офисом своего конкурента. Это нисколько не противозаконно, но реакция конкурентов всегда одинакова. Они прогоняют, ругают, угрожают нашим бедным промоутерам. Координатор в таком случае дает указания ребятам, куда отойти, что сказать, а порой и выезжает на точку, если разгорелся нешуточный конфликт.
После того, как работа успешно завершена, координатор собирает остатки листовок, форму, формы отчетов, фотографии с точек. Наступает период составления отчетов. Отчетность немаловажная составляющая промоакций, чуть ли не самая важная. Так как это ДОКУМЕНТЫ о проделанной работе. Фраза: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек» и сейчас невероятно актуальна.
Последним, завершающим этапом в работе координатора на проекте, становится составление ведомостей по зарплате персонала.
Все это не нужно объяснять нашим коллегам из рекламных агентств, а вот для представителей бизнеса полезно было бы знать, что это за статья расходов в смете: «Координатор BTL-проекта». А в последнее время заказчиками промоакций становится все больше и больше прямых рекламодателей.
Ну и в заключении немного лирики, координатор рекламных акций чуть ли не крестная мать или отец для промоутеров, всегда готов выслушать, понять, помочь. Именно такие дружеские отношения гарантируют то, что промоутер не подведет, и выполнит свою работу на сто процентов ответственно. Кстати, в нашем рекламном агентстве все именно так.